一、 材料数据库的建立
1、 材料数据的来源：a、所采购或正在采购的材料，b、各种材料厂家的网站，c、建材博览会，d、主动性的市场调查。
2、 料数据库的类别：a、资料，b、图片c、样品，d、文字数据。
3、 材料的分类：电器，金属，五金，泥水，木作，布艺，油漆，玻璃，艺术品等。
4、 料数据库的建立的标准：a、对材料的资料、图片、样品须按其分类整理备份归档。b、文字数据的建立的内容：品名，商标，规格、型号，单位，采购价，市场价，生产厂家，联系人，电话，建立时间。c、每种材料须建立三个以上不同品牌。
二、 推荐产品
在工程设计前或设计阶段，材料部须及时将有关常用产品反馈到设计部，力求推荐对工程、采购有利的产品，如：新型产品，有库存的产品；同等效果、价格廉的产品；质量稳定、厂家配合好的产品等。
三、 目标材料信息的提供
1、 投标前：a、提供工程量清单中所有产品的品牌、规格型号、采购价、市场价（其中重要材料须提供2—3个品牌）。b、提供主材的样品
2、 施工时：a、对未确定的材料须提供产品资料、样品予以确认。b、对进场的材料须提供相关资料（如合格证、检测报告、质保书、有关认证等）予以报验。
四、 材料采购程序
（一），采购前的工作：
1、 做好材料采购计划：依据工程部出具的材料总清册及工程进度计划表编制材料采购计划书（其内容主要包括品名、品牌、数量、单价、合价、总价、计划采购时间、计划到货时间、供应商等）上报总经理室及财务部。
2、 工程开工前先介入常规材料的洽谈，给实际采购节省时间。
3、 做好每月用款计划并上报财务部。
（二），采购阶段的工作
1、材料用款的申请：凭工程部经理、施工员、仓管员三方签字的材料申购单及由经办人、材料部经理、财务部经理三方签字的用款申请表（分A表——现金申请表，B表——银行付款申请表，C表——合同银行付款申请表）报财务部申请用款，其中用款申请表采购员须按实填写。报批后，领取现金凭经办人、会计、出纳、分管领导签字的借款单领取，银行付款若为预付款凭收款单位的收据或发票，其余凭发票领取支票或汇票。
2、产品内业资料的收集：所有采购的产品都必须附有内业所须的有效文件，如合格证、质保书、检测报告、环保认证、三C认证等。
3、采购的策略和技巧
（1）、根据目标材料，选择好产品供应商。A、产品质量稳定的，有一定供应能力的。B、付款条件好的。C、可退换货的。D、售后服务好的。
（2）、减少中间采购环节：不论新、老产品都要往一级采购靠拢。
（3）、建立良好的采购网络：采用类似总代理的作法，稳定数个采购厂家以保证良好的产品质量、价格、供货时间及付款条件。
（4）、采购的技巧：
A、货比三家，择优选购：它不仅给我方留有选购余地也无形中给其中一家中意的卖主施加压力，此办法常用于目标材料信息不甚了解情况下。
B、知己知彼：知识是力量，信息是保证。在洽谈前，买方尽可能了解卖方的成本结构、货源多少、质量的优劣、利润的目标等，以便在洽谈时占踞主动。
C、步步为营，以退为进：在洽谈中，由于意见分歧，双方做出必要的让步是常见的，但是每次的让步是有条件的，在枝节问题上，我方可主动作些让步以引诱对方更大的让步。
E 、兵不厌诈：在未达成协议之前，尽可能不透露项目名称，以免对方直接找到甲方洽谈，造成我方被动；在洽谈时也可多报产品数量以吸引对方，日后可以设计变更搪塞。
F、沉着冷静：在出现对方库存多，急于出货；树品牌、出业绩；或多家竟卖等情况下，须沉着应战，采取停停谈谈、谈谈停停的战术，让其沉不住气，我方便可获得较为理想的价格。当然这必须建立在我方有充足的采购时间。
（5）、签订合同的注意事项：除了零星采购外，都必须签订产品购销合同，签订合同时须注意：a、写明品名、商标、规格型号、数量、单价、总价，（其中单价须注明是否含税、哪里交货价。）b、写明质量标准，验收标准，交货时间、地点，付款条件，违约责任（其中预付款不得超过30%）c、写明质保条件（如质保日期）。d、注明所有附件与合同同具法律效力。
（6）、材料的验收：分现场采购验收和入库前验收；后者必须有仓管员、分管施工员、采购员三方验收签字。验收的内容：a、品质（材料特性、等级、含量、外观等）；b、规格、型号（长度、宽度、厚度、角度、平整度；特别要注意管材的壁厚及线条的宽、高）。c、数量。在验收时发现其内容任何一项与规定的不符，须及时提出异议，退货、换货或索赔。
（三）、采购后的工作
1、产品质量的跟踪：在产品使用过程中若出现质量问题，我方须立即出具正式文件向卖方提出异议，在规定时间内要求卖方维修或换货；质量出现严重问题并给我方造成损失的，我方应按合同规定立即提出索赔。
2、库存产品的处理：对设计更改、施工员出单有误等原因造成成品库存的，应及时退货；对未能退货的应及时处理，尽量做到零库存。
3、材料报销入帐；（1）、现金采购须二天内报销。（2）、合同付款凭实际付款金额作预付款或结算款三天内报销。（3）、非合同付款凭实际付款金额二天内报销。（4）、采购员的备用金不得超过人民币三仟元，在采购结束时立即报销。（5）、报销凭证须具备：A、有会计、出纳、经办人、分管领导签字的报销封面，须注明现金还是银行付款。B、正式的发票及有盖章的销售清单。C、有采购员、仓管员、施工员签字的入库单。D、有施工员、项目经理签字的工程量决算单——限保安装项目。E、有经办人、验收人、会计、出纳、分管领导签字的五管印章。
